INSA LYON

Les données des élèves

Vous trouverez sur cette page l'utilisation qui est faite de vos données.

 

       

     

 

Candidature

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

  • le recrutement des futurs élèves au sein des établissements du groupe INSA
  • l’évaluation des candidatures
  • la gestion et suivi des candidatures 
  • la convocation aux oraux de sélection

Les données personnelles que recueille ou détient le Groupe INSA peuvent être / sont utilisées ultérieurement pour des traitements statistiques et d'analyses.

2. Dans un souci de minimisation, nous traitons les données suivantes :

  • les données d’état civil
  • l'adresse postale, courriel, téléphone
  • le numéro INE
  • le parcours scolaire et universitaire

Source des données :

Les informations d’inscription sont recueillies directement auprès des élèves lors de la première inscription et/ou des bases de données ParcourSUP.

3. La base légale :
Il s'agit d'un traitement obligatoire sans quoi il n'est pas possible de candidater à l'INSA Lyon. Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public.

4. Les destinataires de vos données personnelles :
Seul les services internes des INSA ou les services externes autorisés ou habilités sont destinataires des données à caractère personnel collectées. 

5. Durée de conservation des données :
Vos données sont conservées pendant une durée de 2 ans en cas de non intégration au sein du Groupe INSA. Si votre dossier est retenu, les données sont alors reversées dans le système d'information de gestion de la scolarité de l'établissement dans lequel vous êtes affecté. 

6. Exercer vos droits individuels :
Vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification. Sous certaines conditions, vous pouvez demander à exercer le droit de restreindre le traitement, de vous y opposer ou de demander son effacement. 


Gestion administrative des élèves inscrits

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 

Le traitement a pour finalité l'inscription administrative et la gestion de la scolarité des élèves. Il comporte plusieurs sous-finalités :       

  • la gestion des inscriptions
  • la gestion comptable des paiements et remboursements de droits
  • la prise en charge des compensations liées à un handicap 
  • la gestion des périodes de césure
  • le suivi des étudiants boursiers avec le CROUS
  • la génération d'un numéro INE pour les étudiants étrangers
  • le transfert du dossier étudiant entre établissements d’enseignement supérieur
  • la gestion de la mobilité entrante et sortante
  • la création d’un compte informatique ouvrant droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement
  • la réalisation de la Carte Multiservices permettant notamment d’accéder aux salles de travail informatique et à la bibliothèque universitaire, aux restaurants de l’INSA Lyon, à l’impression de documents
  • l’accès aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français
  • la réalisation des enquêtes établissement et enquêtes nationales
  • la réalisation d’analyses statistiques pour le le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation
  • la réalisation d'enquêtes sur les conditions de vie des étudiants par l'Observatoire de la vie étudiante
  • la réalisation d'enquêtes statistiques pour le Groupe INSA

2. Nous traitons les données suivantes :

Concernant les élèves

  • l’identité (nom, prénoms, numéro national d’étudiant ou I.N.E.S.)
  • l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité)
  • les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique)
  • la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle)
  • la situation financière (salarié, boursier)
  • les réponses à des questionnaires en cas de statuts spécifiques (handicap, DROM, SHN, AHN, demande d'intégration en filières à thème ou internationales)
  • les vœux exprimés par le candidat
  • la lettre de motivation et documents facultatifs chargés par le candidat lui-même
  • la pratique d'un sport
  • la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu
  • la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences
  • l’année et établissement de première inscription
  • la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription
  • le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu
  • la situation de l’année précédant l’inscription
  • le domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle,   cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, réussite)

Concernant les parents,

  • l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité) ;
  • professions et catégories socioprofessionnelles
  • les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique

3. La base légale

Le traitement de vos données à caractère personnel relève principalement de l’exécution d’une mission de service public, il est obligatoire. Certaines sous-finalités sont fondées sur des bases légales différentes : celle relative aux données collectées dans le cadre des stages est contractuelle; le transfert de dossier entre établissements d’enseignement supérieur relève de votre consentement; il est facultatif et vous pouvez le donner et le retirer à tout moment. La transmission de vos données à Alumni Lyon, aux associations étudiantes est basée sur l'intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à cette transmission.
Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions d’intérêt public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment, le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, l’Observatoire national de la vie étudiante.

4. Les destinataires de vos données personnelles :

Vos informations sont transmises à différents services et entités de l'établissement :

  • la direction du système d’information pour vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’établissement
  • le service de médecine de prévention, le SMPE
  • la direction des affaires juridiques pour l’organisation des élections
  • les départements de formation
  • l'agence comptable pour le réglement des paiements

Les informations sont également transmises à des organismes extérieurs à l'INSA Lyon :

  • le Minsitère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESRI) afin de renseigner l'application SISE, de répondre aux enquêtes de l'Observatoire de la vie étudiante (OVE) et à celles relatives à l'intertion professionnelle du Centre d'études et de recherche sur les qualifications (CEREQ)
  • l’Université de Lyon (UdL)
  • le CROUS
  • la plateforme INES pour les étudiants étrangers
  • la Fondation INSA
  • la Fondation Groupe INSA
  • les universités partenaires en France et à l'étranger
  • les associations étudiantes, le BDE
  • les entreprises partenaires dans le cadre d’un stage, d'un double cursus ou du transfert d'un dossier
  • les agents habilités des organismes de sécurité sociale et les mutuelles étudiantes

Les informations collectées lors de l’inscription pourront être utilisées après votre départ de l’établissement pour vous recontacter dans le cadre d’enquêtes relatives à l’insertion professionnelle des diplômés et vous informer de la vie de l’INSA Lyon. Nous transmettons vos données personnelles à l’association des Alumni de Lyon (Alumni Insa Lyon) afin de mettre à jour leur annuaire des anciens élèves sur la base de l’intérêt légitime de l'INSA Lyon. Vous avez un droit inconditionnel à vous opposer à cette transmission en prenant contact avec le délégué à la protection des données.

Les coordonnées (Nom, prénom, numéro de téléphone et courriel) des  parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde des intérêts vitaux de nos élèves. Cela nous permet en cas d’accident, d’absence ou de tout autre cas de force majeure, de prévenir un tiers.

5. Durée de conservation et sécurité des données:
Les données sont conservées 5 ans a minima. Elle sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives Publiques. Nous assurons la sécurité de vos données tant par des mesures techniques qu'organisationnelles. Nous privilégions leur traitement (et notamment le stockage) sur le territoire de l'Union européenne. Quand un transfert hors de l'Union européenne est envisagé, nous mettons en oeuvre les garanties nécessaires afin d'être conformes à la réglementation en vigueur.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Pédagogie

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

  • la gestion pédagogique générale
  • la gestion des emplois du temps
  • la préparation et la gestion des épreuves d'examen 
  • la saisie des notes et résultats 
  • la gestion des thèses
  • les cours et les examens en distanciel
  • la gestion et suivi des stages
  • la mise en œuvre de traitements de données à des fins statistiques, les enquêtes

2. Nous traitons les données personnelles suivantes :

  • les données d'état civil 
  • la photographie
  • le numéro de téléphone, l’adresse mail
  • l’INE, le NIR
  • les bulletins scolaires
  • les informations médicales, le cas échéant

3. La base légale des traitements :

Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public.

4. Les destinataires de vos données personnelles :

  • la DSI
  • le Service de médecine de prévention
  • la direction de la formation et de la vie des élèves
  • le service de la documentation (Bibliothèque Marie Curie)
  • l’agence comptable
  • le MESRI
  • l’Université de Lyon
  • l’association des Alumni de l’INSA Lyon

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Les données sont conservées 5 ans a minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques. Nous assurons leur sécurité tant sur le plan organisationnel que technique.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Santé & handicap

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes:

  • le suivi médical
  • un service infirmier
  • la convocation à l'entretien médical obligatoire
  • une aide et un suivi psychologique
  • l'établissement des certificats aménagement de scolarité dans le cadre d'une situation de handicap
  • l'établissement des certificats d'aptitude aux activités sportives
  • informations, campagnes de prévention

2. Nous traitons les catégories de données suivantes:

  • les données d'état civil 
  • l’INE, le NIR
  • les informations médicales
  • des comptes-rendus médicaux

3. La base légale:
Vos données sont collectées sur le fondement de l'obligation légale et de la mission de service public

4. Les destinataires de vos données personnelles:

Vos données médicales étant des données sensibles, elles ne sont traitées que par le personnel du SMPE de l'INSA Lyon et notre sous-traitant, la société Aatlantide, spécialisée pour le traitment de données de santé.

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Les données sont conservées 5 ans a minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives publiques. La création et la complémetion du dossier médical est confiée à un sous-traitant, la société Aatlantide via le service ACTEUR.CS, avec laquelle l'INSA Lyon a établi un contrat de sous-traitance. Les données sont hébérgées sur le territoire français auprès des sociétés Hexanet et Synaaps qui sont certifiées HDS "Hébergement de Données Santé" (Code de Santé publique art. L1111-8).

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

Mobilité internationale

1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

Vos données personnelles sont collectées par la Direction Administrative des Relations Européennes et Internationales (DAREI).
Elles sont traitées pour les finalités suivantes :
  • la gestion de votre dossier
  • la sélection des candidatures
  • le suivi des mobilités entrantes et sortantes
  • la gestion des bourses

2. Nous traitons les données suivantes :

  • identité (Nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité)
  • numéro INE et numéro de la carte étudiant
  • adresse postale, courriel et numero de téléphone
  • photo d'identité (facultatif)
  • nom d'un contact en cas d'urgence et ses coordonnées
  • formation suivie (composante, discipline et niveau)
  • mobilité sollicitée (type de mobilité, programme, pays et institution d'origine et d'envoi, période de mobilité)
  • langue maternelle et compétences linguistiques (tests de langues)
  • le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants seulement)

Les copies des pièces justificatives suivantes sont suscepitibles d'être demandées :

  • pièce d'identité
  • carte d'étudiant
  • certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme
  • justificatif d'assurance maladie
  • relevés de notes et diplômes (traduits en français pour les étudiants entrants)
  • contrats d'études et attestation de présence
  • lettre de motivation et curriculum vitae
  • convention de stage signée (mobilité de stage)
  • acte de naissance (traduit en français pour les étudiants entrants)
  • rapport de fin de séjour ERASMUS + pour les élèves sortants

Pour les demandes d'aide financière :

  • le type de bourse sollicitée
  • si vous êtes boursier durant votre mobilité, la notification d'attribution du CROUS pour l'année en cours
  • vos coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, pays du compte)

3. La base légale:

Vos données sont traitées sur la base de la mission de service public qui nous incombe. Elles peuvent également l'être sur une base contractuelle.

4. Les destinataires de vos données personnelles:

  • l'agence comptable quand une bourse est allouée
  • la direction de la scolarité
  • universités partenaires vers lesquelles ou à partir desquelles une mobilité est demandée

5. Durée de conservation et sécurité des données:

Les données sont conservées 6 ans en base active. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives publiques. Dès lors que vos données sont transmises à des universités partenaires nous nous assurons de garentir qu'elles sont traitées selon des régles comparables au RGPD.

6. Exercer vos droits individuels :

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité. 
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Stages

    • 1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 
      • la gestion et suivi des stages
      • la mise en place des conventions de stage
    • 2.  Nous traitons les données suivantes :
      • les données d'état civil 
      • le numéro de téléphone, l’adresse mail
      • l’INE, le NIR
      • le CV, les précédentes expériences professionnelles
    • 3. La base légale
      Vos données sont collectées soit sur le fondement de la mission de service public soit sur la base de la convention de stage.
    • 4. Les destinataires de vos données personnelles :
      Les différents services de l’INSA Lyon (direction de la formation et de la vie des élèves (Dirfor), direction du développement et des relations entreprises) et également les entreprises partenaires.
    • 5. Durée de conservation des données :
      Les données sont conservées 5 ans à minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques.
    • 6. Exercer vos droits individuels :
      Vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification. Sous certaines conditions, vous pouvez demander à exercer le droit de restreindre le traitement, de vous y opposer, de demander son effacement.

    Vote électronique

    • 1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes : 
      Les données sont collectées pour procéder aux scrutins au sein des instances représentatives qui ne peuvent pas se tenir en présentiel
    • 2. Nous traitons les données suivantes :
      • référentiel des électeurs,
      • informations générales sur l’instance, son organisation,
      • les professions de foi,
      • l'identité des candidats,
      • Les nom, prénom, adresse postale,
      • l'adresse email,
      • la civilité,
      • le genre,
      • la date de l'expression du suffrage par les électeurs.
    • 3. La base légale
      La base légale est l'intérêt légitime de l’établissement à recourir au vote électronique à distance pour procéder au renouvellement des instances représentatives.
    • 4. Les destinataires de vos données personnelles :
      Le vote électronique est mis en œuvre par la société Kercia
    • 5. Durée de conservation des données :
      Les données sont conservées en base active par le sous-traitant jusqu’à l’issue des délais de recours dépendant de chaque type d’élection.
    • 6. Exercer vos droits individuels :
      Vous pouvez bénéficier d’un droit d’accès, d’un droit à l’effacement, à la limitation et à la rectification du traitement de vos données. Vous pouvez également vous opposer à celui-ci.

     

     

    Référent - DPO
    Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse suivante :
    INSA Lyon - Domaine scientifique de la Doua - 20, avenue Albert Einstein - 69621 Villeurbanne Cedex - FRANCE.
    ou par le formulaire de contact